Des prestations d’organisation de tout ou partie d’un événement
En tant qu’agence événementielle avec une expérience de plus de dix ans, Kube se positionne comme un expert de l’organisation et de la planification d’événements en Auvergne et sur la région Massif Central. Grâce à une parfaite connaissance de son environnement et ses acteurs, Kube met au service de ses clients toute l’expérience acquise en tant que planificateur d’événement et coordinateur événementiel dans la mise en place d’événementiels professionnels comme grand public, sur différent thèmes : culturels, sportifs, promotionnels, corporate, etc.
Les services de régie générale et logistique de l’agence Kube s’adressent aussi bien aux entreprises qu’aux associations ou aux collectivités publiques. Vous avez un événement à organiser ou un projet événementiel ? Kube propose :
- des prestations d’organisation d’événement clé en main
- un accompagnement global sur vos projets
- des services de conseil et de production d’une partie de vos événements (technique / artistique / coordination etc)
Les différentes étapes pour organiser un événement
L’organisation d’événement est un métier complexe qui demande un vrai savoir-faire. De nombreux paramètres sont à prendre en considération et nécessitent plus ou moins d’anticipation selon la typologie de l’événement, ses cibles, ses objectifs, etc. Préparer un événement ne se réduit pas à trouver un lieu, définir un contenu et accueillir ses participants. L’organisation d’un événement se compose de différentes phases et nécessite de prendre en compte plusieurs éléments incontournables.
Vous vous demandez de quoi se compose la bonne organisation d’un événement et quels sont les éléments à prendre en compte ? Vous avez besoin d’un guide d’organisation d’événement et d’être accompagné dans la règlementation d’organisation d’événements ? Organiser un événement va comporter différentes phases selon les caractéristiques et la typologie du projet événementiel. Découvrez les éléments sur lesquels nous intervenons dans la mise en place d’un projet d’événement.
Conception et création d’un événement
Organiser un événement est un processus complexe qui peut être décomposé en plusieurs étapes. La première étape consiste à concevoir et créer l’événement.
1. Analyse du contexte et des objectifs du projet événementiel
Le contexte et les objectifs d’un projet événementiel dépendent de nombreux facteurs, dont le type d’événement, le public cible, le budget et les ressources disponibles. Avant de commencer à planifier un événement, il est important de prendre le temps de définir clairement le contexte et les objectifs du projet. Cela permettra de déterminer ce qui doit être fait, comment le faire et à quel moment le faire.
Le contexte peut être défini comme le but de l’événement et le public cible. Il est important de prendre le temps de réfléchir à ce que l’on souhaite accomplir et à qui l’on souhaite le communiquer. Il est également important de se renseigner sur le type d’événement qui convient le mieux à la situation et à la cible.
Les objectifs sont généralement formulés selon ce que l’on souhaite atteindre avec l’événement. Il est important de définir des objectifs SMART (spécifiques, mesurables, atteignables, réalisables et temporellement définis). Les objectifs peuvent être à la fois quantitatifs et qualitatifs, et peuvent inclure des objectifs de participation, des objectifs de relations publiques, des objectifs de sensibilisation etc.
2. Recommandations et conseils sur les orientations stratégiques et les moyens nécessaires de l’événement
Identifier les orientations et les moyens nécessaires à la réalisation du projet va consister à :
- déterminer le public cible
- définir les moyens et les ressources nécessaires pour atteindre les objectifs
- identifier les partenaires potentiels
- évaluer le budget nécessaire et les sources de financement
- définir le calendrier et les étapes du projet
- concevoir le contenu et les activités événementielles
- sélectionner les ressources matérielles, humaines et les prestataires de services nécessaires
- élaborer une stratégie de communication pour promouvoir le projet
- définir les procédures de sécurité et de gestion des risques.
3. Définition du plan d’action de l’événement
Le plan d’action va décrire les étapes nécessaires pour atteindre les objectifs du projet ou résoudre les éventuelles problématiques et freins. Il peut inclure une stratégie, des délais, des budgets, des responsabilités et des mesures de suivi pour s’assurer que l’objectif est atteint.
4. Réflexion stratégique et création du contenu de l’événement
La réflexion est le processus de pensée qui permet de déterminer ce que vous voulez faire et comment vous le ferez. La création de contenu consiste à prendre ces idées et à les transformer en un événement. Il est important de réfléchir à ce que l’on veut communiquer et comment on veut le communiquer avant de créer du contenu. Cela assurera un contenu pertinent, intéressant et engageant pour le public cible.
5. Rédaction et montage du dossier de l’événement
La rédaction et le montage de dossiers sont des processus qui peuvent être utilisés pour présenter les informations du projet événementiel de manière cohérente et complète à un destinataire spécifique. Le processus implique généralement la compilation et la mise en forme des informations pertinentes et la présentation des informations dans une structure et un format appropriés. Les dossiers peuvent être conçus pour répondre à un objectif précis, tels qu’une présentation aux dirigeants, qu’une demande de financement, de partenariat ou de sponsoring, des demandes de déclarations officielles ou de demande d’occupation du domaine public, etc.
6. Représentation conceptuelle, esquisses et plans de l’événement
La représentation conceptuelle est une méthode utilisée pour véhiculer des idées et des concepts à l’aide de divers médias tels que des esquisses, des plans et des modèles 3D. Les représentations conceptuelles peuvent être utilisées pour illustrer les idées de l’événement ou encore des informations géographiques et spatiales. Les représentations conceptuelles peuvent vous aider à vous projeter sur l’événement.
7. Présentation du projet événementiel
Une fois le contenu du projet événementiel défini, sa présentation de manière claire et structurée à différentes entités est nécessaire. Kube accompagne ainsi ses clients dans la présentation du projet à ces interlocuteurs.
Production et préparation d’événement
1. Validation des moyens à mettre en œuvre pour l’événement
Avant de se lancer dans la mise en œuvre opérationnelle de l’événement, les moyens à utiliser doivent être validés et identifiés précisément. Ces moyens vont être à la fois matériels, humains, techniques, logistiques, administratifs, sécuritaires, commerciaux, etc.
2. Organisation des ressources du projet événementiel
Afin de s’assurer que le projet est bien planifié et que toutes les ressources dont on a besoin sont disponibles, il est important de mettre en place un plan de gestion des ressources qui identifie clairement qui fait quoi et quand. Dans ce plan, on doit définir les responsabilités de chacun, les compétences nécessaires, le calendrier et le budget. On doit également déterminer les outils et technologies qui seront utilisés, les processus de communication et de collaboration, ainsi que les procédures de contrôle de sécurité. Une fois le plan de gestion des ressources en place, il faut s’assurer qu’il est bien suivi et mis à jour régulièrement afin que toutes les parties prenantes soient impliquées et que le projet se déroule comme prévu.
3. Contrôle du respect des plans d’action de l’organisation
Le contrôle du respect du plan d’action implique la surveillance des délais (rétroplanning) et la vérification des étapes et des tâches qui forment le plan d’action (feuilles de route, cahier des charges, etc). Il peut impliquer des rétro-planifications pour s’assurer que toutes les étapes et les tâches sont terminées à temps, et que le travail s’effectue conformément au cahier des charges et aux procédures établies. Cela peut également inclure des contrôles qualité pour s’assurer que les résultats atteints sont conformes aux objectifs du plan d’action.
Coordination et réalisation d’événement
1. Montage / démontage de l’événement
Le montage et le démontage d’un événement impliquent la mise en place du matériel et des équipements nécessaires à la réalisation de l’événement. Cela peut inclure l’installation du mobilier, des écrans, des systèmes de sonorisation, des lumières, etc. Une fois l’événement terminé, il faut démonter tous ces éléments et les ramener aux différents prestataires. La bonne planification et coordination de tous ces étapes est essentielle à la réussite du projet dans le sens ou tout retard peut entrainer des décalages en cascades et être fatal à la bonne organisation de l’événement.
2. Suivi logistique et technique des différentes étapes d’installation et démontage de l’événement
Le suivi logistique et technique des différentes étapes d’installation consiste à s’assurer que toutes les étapes sont correctement exécutées, dans les délais et sans incident. Il comprend la vérification des informations de livraison, la prise en compte des spécifications de l’installation et l’inspection des différents produits ou matériels utilisés. En cas de problème, des mesures correctives peuvent être mises en place pour rectifier les erreurs et assurer le bon fonctionnement de l’installation.
3. Régie et coordination générale pendant l’événement
La bonne tenue d’un événement nécessite que l’ensemble des ressources de la manifestion puissent être contrôlées selon un document conducteur défini en amont. Ces actions vont consister à :
- Contrôler la bonne réalisation de la journée en fonction du timing et du briefing
- Superviser et coordonner les différentes missions des équipes et prestataires
- Prendre en charge les imprévus